Planificateurs transport : ces super-héros du quotidien

Assurer la livraison de marchandises en temps et en heure, quand rien ne se passe comme prévu ? Tel est le quotidien des planificateurs de transport. Coup de projecteur sur ces super-héros dans les coulisses, dont l’activité s’avère de plus en plus indispensable tant les contraintes se densifient à mesure que le temps passe. Entre estimation des volumes, maîtrise du risque et réactivité, comment s’organise la planification du transport face aux enjeux d’aujourd’hui ? Comment faciliter le quotidien des planificateurs et leur apporter informations et flexibilité ? Quel avenir pour ces acteurs précieux du transport ? On vous dit tout dans cet article.

Planification du transport : savoir jongler avec l’incertitude

Pour transporter des marchandises d’un point A à un point B,  les flux doivent être pensés et organisés. Et c’est aux planificateurs de transport que revient cette tâche majeure. Planifier aujourd’hui, c’est réfléchir en continu aux ressources disponibles (camions et conducteurs notamment) par rapport aux volumes à transporter. En respectant un certain nombre de critères (SLA, RSE, ZFE-m, coût, capacité à faire), les opérations doivent être rentables et donc, optimisées. Pas de répit pour ces femmes et ces hommes de terrain, en contact permanent avec tous les responsables du réseau pour connaître les potentiels aléas et les volumes à transporter chaque jour. 

La planification nécessite une vision fine sur les plans de transport, c’est ainsi que les planificateurs peuvent gagner en flexibilité. Dans la majorité des cas, une grande partie des informations est informatisée et automatisée par le TMS. En respectant les différentes contraintes métiers, le planificateur en local s’occupe alors de l’exceptionnel et se concentre sur les aléas: camion en panne, variations de volume, etc. Et c’est plus compliqué à gérer qu’on ne le pense. Malgré un partage de l’information parfois complexe entre les agences de planification, il faut être capable d’estimer le taux de remplissage des camions, tout en sachant qu’une décision peut impacter l’ensemble du réseau. Quand la maille opérationnelle rime avec réactivité et aléas, les planificateurs en central eux, se concentrent sur les grandes évolutions du réseau. L’anticipation est au cœur de leurs préoccupations. Leur objectif est de déterminer comment repenser le réseau, comment l’optimiser, en fonction de différentes tendances contextuelles qui amènent à revoir le plan de transport : 

• intégrer un nouvel appel d’offres, un nouveau client, une nouvelle agence, une ZFE-m 
• préparer une période exceptionnelle (ex: Black Friday, Noël, l’été) et prendre en compte les variations de volume
• anticiper ces éléments et optimiser le plan de transport. 

Autant d’informations à prendre en compte dans un contexte évolutif où les enjeux ne cessent de croître et de complexifier la planification des transports.

Des enjeux croissants pour la planification

Depuis la crise du Covid, les réseaux de transport sont en constante évolution. Les planificateurs font face à une densification de contraintes à prendre en compte pour concevoir leurs plans de transport, répondre aux demandes clients et rester rentables. C’est un jeu d’équilibriste qui s’installe. 

En janvier 2023 par exemple, 11 métropoles ont mis en place des ZFE-m (Zones à Faible Émissions Mobilité) pour décongestionner les métropoles, amoindrir les risques sanitaires et réduire les émissions de gaz à effet de serre : quand l’objectif de la mise en place de ces zones est louable, leur intégration dans les plans de transport apparaît comme un challenge supplémentaire pour les planificateurs. Avant que l’UE ne puisse crier victoire sur la diminution des émissions de gaz à effet de serre, il faut d’abord réussir à mettre la théorie en pratique. Et ce n’est pas chose simple en termes de planification, surtout quand d’autres facteurs s’additionnent : augmentation du coût du transport, diminution des ressources humaines et fluctuations des volumes et gestion complexe de l’information sur le réseau. Les planificateurs n’ont pas le temps de souffler, encore moins lors de périodes exceptionnelles telles que Noël, le Black Friday ou les vacances d’été, qui impactent les volumes à traiter et la disponibilité des ressources. Quand les clients s’engagent sur des métriques (par exemple, 2 mètres linéaire par semaine), il est difficile d’estimer précisément les volumes sans l’aide d’un outil adapté sur ces périodes, puisqu’ils peuvent doubler voire tripler. C’est alors aux planificateurs de jouer, tout en sachant que plusieurs de leurs clients risquent également d’augmenter leur volume de marchandises, sans réelle précision. 

Si l’on prend l’exemple d’une hausse des volumes sur le mois d’août, il faut avoir une vision claire sur le schéma de transport dès juin, afin de pouvoir gérer correctement le besoin en conducteurs et en camions sur cette période. Les plans de transport sont impactés et doivent obligatoirement être optimisés à l’avance. Le central et le local doivent fonctionner ensemble pour intégrer toutes les données, toutes les projections de volume de toutes les agences et définir laquelle des possibilités est la plus stratégique. Il faut prévoir sans savoir à l’avance si cela sera suffisant ou au contraire trop ambitieux. Malgré une information parcellaire sur le réseau, les planificateurs doivent prendre les décisions les plus rentables possibles, en conjuguant temps, ressources disponibles et remplissage des camions. Prenons l’exemple d’un doublement de ligne entre Paris/Lyon pour répondre à une hausse de volume : avant de pouvoir prendre cette décision, le planificateur de Paris est tenu de contacter l’agence de Lyon pour son accord. Il doit savoir s’il y a assez de ressources disponibles pour décharger le camion et assez de place sur les quais. Si aucun quai n’est disponible à l’arrivée du camion, le conducteur devra attendre son tour et donc, perdre du temps. En revanche, si le quai est disponible mais que personne ne peut sortir la marchandise du camion, il sera alors immobilisé sur place pour rien. Dans les deux cas, cela coûte à l’entreprise. Le partage d’information demeure capital car toutes les agences autour potentiellement desservies autour de Lyon vont être impactées par cette décision. Toutefois, si les agences Paris et Lyon sont d’accord pour doubler, ils pourront décider d’absorber les volumes dans les autres camions. 

Ce type de décision peut se prendre car les planificateurs connaissent leur réseau. Toutefois, sont-elles toujours les plus justes lorsque le temps manque ? Les planificateurs disposent-ils des outils adaptés pour explorer les possibilités qui s’offrent à eux et organiser les transports avec plus de souplesse, d’autant plus si les équipes évoluent ? Face à ce contexte aussi intense et incertain, le recrutement se complexifie. Pourtant, la planification est au cœur de l’action. Alors quel avenir donner à cette profession ? Comment attirer une nouvelle génération de planificateurs tout en maîtrisant les risques ?

Renouveau de la planification : s’équiper pour attirer et maîtriser les risques

Les entreprises de transports se créent dans les années 60-70, lorsque les groupes industriels décident d’externaliser l’activité de transport. Tous les plus grands groupes actuels voient le jour à cette époque. 50 ans plus tard, le secteur se retrouve face à une problématique majeure : comment attirer la jeune génération pour prendre la relève ? Comme pour les conducteurs de camion, (425 000 postes vacants en Europe en 2022),  le départ des plus expérimentés interroge et inquiète : comment dérisquer de possible départs de planificateurs à la maîtrise parfaite du réseau ? Comment rendre le métier plus attractif pour leurs successeurs ?

Certains groupes se rendent compte qu’il est temps de procéder autrement pour embaucher de nouveaux collaborateurs. Surtout, ils sont conscients que la nouvelle génération souhaite travailler avec des outils à la hauteur de ses missions. Les planificateurs expérimentés eux connaissent leur réseau par cœur, ils peuvent donc être plus difficile à convaincre pour adopter un outil en interne. Pourtant, n’est-ce pas la meilleure solution pour effectuer correctement la passation entre deux générations ? Il arrive parfois que certains planificateurs soient les seuls à travailler sur un fichier Excel par exemple. Le réseau dépend alors d’une seule personne. Grâce à un outil collaboratif, le travail de planification peut se renforcer et gagner en efficacité. Fini de travailler dans son coin, de procéder sur Excel, à la main ou par mail. La planification des transports a besoin d’outils adaptés et orientés métier pour dépasser les enjeux croissants et redonner du pouvoir à ses équipes. Pour être capable de maîtriser les risques, gagner en visibilité et en souplesse, il faut pouvoir explorer son réseau avec un outil d’aide à la décision collaboratif et orienté métier.
Et les agences s’en rendent de plus en plus compte. Elles attendent de bénéficier d’informations fiables et de scénarios à investiguer. Le but n’est pas de remplacer l’acte de planification mais bien de lui apporter l’aide nécessaire pour trouver de meilleures solutions et ainsi dérisquer les opérations. Grâce à un outil adapté, la construction manuelle des plans de transport et la saisie manuelle de formules complexes deviennent obsolètes. Analyser plus facilement la situation dans son ensemble grâce à une visualisation facilitée des flux et des indicateurs métiers clés est désormais possible.

Déployer un outil d’aide à la décision sur son réseau est une avancée considérable pour une profession qui se doit d’être ultra réactive. Les planificateurs n’ont pas le temps au quotidien de travailler ces sujets. Dérisquer ses opérations avec la solution d’IA de DCbrain par exemple, va permettre aux planificateurs d’aller tester, d’aller challenger leurs propres façons de faire. Une question se pose alors: la nouvelle génération sera-t-elle celle des “planificateurs augmentés”, pour une maximisation de risques maîtrisés ? À vous de nous le dire.