Plans de transport : pourquoi Excel n’est pas l’outil le plus adapté pour votre organisation ?

Lorsque l’on interroge les directions Supply Chain, 41% d’entre elles indiquent utiliser Excel pour piloter la planification du transport. Pourtant, 19% en ont un niveau de satisfaction faible. C’est peut-être qu’il y a de bonnes raisons !
Latence du logiciel, fonctionnalités trop généralistes, absence d’aide à la décision… Excel n’est sans doute pas l’outil le plus adapté pour la conception de plans de transport. Et voici pourquoi.

Des tâches manquant de précision et de fiabilité

1er constat sur lequel nous sommes tous d’accord : Excel est une simple feuille de calcul. Un outil, certes pratique, mais n’ayant aucunement la vocation à être ou devenir une solution orientée métiers. De ce fait, elle est par nature peu adaptée à des besoins spécifiques. Vous n’y trouverez donc aucune fonctionnalité liée à vos problématiques de plans de transport : simulation de multiples hypothèses, prise en compte des différentes contraintes liées à votre métier, intégration de KPIs, visualisation par cartographie, alertes en cas d’incohérence ou d’anomalie… C’est dommage, car cela pourrait grandement optimiser le résultat de vos calculs et leur apporter plus de précision et de fiabilité. 

Second constat, Excel offre une expérience et une interface utilisateur peu adaptées à vos missions. N’avez-vous jamais fait d’erreur en dupliquant des données sur l’un de vos autres outils courants (TMS, WMS, ERP par exemple), du fait d’un manque de centralisation des informations ? N’avez-vous jamais craint qu’un second utilisateur de votre fichier ne se trompe dans sa manipulation, corrompant ainsi les données ?

Ces lacunes d’Excel freinent le travail et la compréhension du planificateur et compliquent l’obtention de résultats cohérents et fidèles à la réalité de votre activité.

Les aléas de vos métiers négligés

Les critères à prendre en compte dans la planification et la logistique de la supply chain sont multiples et inévitables : volumes des produits, groupages possibles ou non par véhicule, chaîne du froid à respecter, horaires incompatibles entre le transporteur et l’ouverture du site, ressources disponibles… Autant de contraintes métiers et d’aléas opérationnels qui peuvent rendre caduques des plans de transport savamment élaborés par vos soins sur Excel…  Pourtant, ces informations peuvent occasionner de grands bouleversements dans vos plannings initiaux.

Ajoutons à cela qu’avec des données métiers qui évoluent sans cesse, Excel n’offre pas de mise à jour automatisée des informations et qu’à moins de constamment modifier manuellement votre tableur, il ne peut vous garantir de plans de transport fiables et cohérents.

N’étant pas conçu pour être un outil d’aide à la décision ou d’optimisation, ce logiciel n’est sans doute pas l’outil dont votre profession a besoin au quotidien pour assurer à votre activité une continuité sans faille.

Une sécurité faible pour vos données

Autre contrainte fâcheuse pour un secteur d’activité comme le vôtre, la sensibilité d’Excel aux aléas techniques et opérationnels. En effet, dans la majeure partie des cas, votre organisation dépend fortement de la personne dédiée à l’élaboration du fichier. En cas d’absence, voire même de départ de l’entreprise de ce collaborateur, l’entreprise peut vite se retrouver prise de court si personne d’autre n’a les connaissances nécessaires à l’utilisation et la mise à jour du document. Et si quelqu’un y parvient, comment éviter l’erreur due à une mauvaise manipulation, une version différente du programme ou encore à une méconnaissance du fonctionnement d’Excel ? Pour un travail collaboratif serein et productif, cela ne semble pas la meilleure option….

D’autre part, avec Excel, la sécurité des données de votre activité est également dépendante du matériel. Car si les plans de transport de votre organisation sont contenus dans un seul et même logiciel, en cas de stockage local, le moindre incident technique peut entraîner la perte potentielle du fichier et de ses données. Les dysfonctionnements et la lenteur de récupération générés peuvent fortement impacter le bon déroulement de votre activité. Sans parler de la sécurité des datas sensibles… 

Une gestion difficile de la masse de données

Le dernier inconvénient d’Excel pour vos métiers réside dans sa nature-même. Cet outil reste une simple feuille de calcul, peu adaptée au traitement de la masse de données générées – on parle ici de milliers de lignes à gérer – par votre organisation. Intégrer de nouvelles informations, réaliser des mises à jour, exécuter des calculs importants peuvent s’avérer des actions très chronophages et parfois trop lourdes pour ce logiciel fragile. Les conséquences potentielles ? Une navigation fortement ralentie, voire même un arrêt total de fonctionnement… Autant de freins dangereux pour votre organisation quotidienne. La raison est simple : alors que vos données s’accroissent et évoluent en permanence, Excel reste un programme statique et n’offre pas l’adaptabilité et l’évolutivité dont votre activité dépend. 

De plus, aucune fonctionnalité d’Excel n’est conçue pour offrir une lisibilité optimale et cohérente de cette abondance de données. Pas de visualisation concrète ou de cartographie, qui pourraient pourtant vous être d’une grande aide pour faciliter vos prises de décisions.

Dans le secteur du transport et de la logistique, le moindre grain de sable dans le rouage de votre organisation met en péril la continuité et la bonne marche de votre activité. 

Pour éviter les nombreux écueils que nous venons de citer, pourquoi ne pas abandonner Excel pour la conception de vos plans de transport en vous tournant vers une solution utilisant l’intelligence artificielle ? Un outil qui permettrait non seulement de prendre en compte toutes les spécificités de vos métiers mais également de faciliter la tâche des planificateurs en les aidant à réaliser un choix cohérent et fiable ?

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